En PR-byrå hjälper dig att nå ut i media och bygga förtroende.
Medierelationer, pressmeddelanden, eventplanering, krishantering och opinionsbildning.
Innan du kontaktar en PR-byrå är det avgörande att definiera vad ni vill uppnå med ert PR-arbete. Handlar det om att driva kännedom vid en produktlansering, stärka er position inom hållbarhet eller bygga upp en långsiktig position som branschexpert? Genom att ha tydliga mål och förstå vilka nyckelpersoner i er organisation som kan agera talespersoner underlättar ni byråns arbete avsevärt.
En god kravställning bör inkludera en beskrivning av er nuvarande medienärvaro, era viktigaste målgrupper och vilka branschmedier eller riksmedier ni siktar på. Tänk också på att förbereda internt material som rapporter, kunddata eller unika insikter som byrån kan omvandla till pressmeddelanden och nyhetsvinklar. Ju mer konkret underlag ni har vid det första mötet, desto mer pricksäkra strategier och idéer kan PR-byrån presentera.
Kostnaden för att anlita en PR-byrå i Sverige varierar beroende på byråns storlek, specialistkompetens och uppdragets omfattning. Det finns i huvudsak två prismodeller: löpande månatligt arvode (retainer) och projektbaserad ersättning. För ett löpande samarbete ligger månadsarvodet för mindre till medelstora företag ofta på uppskattningsvis 30 000 till 80 000 kronor per månad. Större rikstäckande eller internationella kampanjer kan sträcka sig från 100 000 kronor och uppåt per månad.
Vid avgränsade projekt, exempelvis lanseringen av en rapport eller en krisledningsinsats, brukar priset ligga mellan 40 000 och 150 000 kronor beroende på arbetsinsatsen. Timpriser för PR-konsulter varierar vanligtvis mellan 1 200 och 2 500 kronor i timmen. Det är viktigt att avtala om vad som ingår i arvodet, exempelvis distribution av pressmeddelanden via presstjänster, utformning av medielistor och uppföljning mot journalister, för att undvika oförutsedda tilläggskostnader.
När ni jämför olika PR-byråer bör ni utvärdera deras erfarenhet inom er specifika bransch och deras relationer med relevanta journalister. Be alltid om konkreta kundcase där byrån visar hur de omvandlat ett budskap till faktisk mediebevakning i de kanaler ni vill synas i. Granska inte bara antalet publiceringar utan även kvaliteten på täckningen, såsom räckvidd, budskapsgenomslag och ton.
En annan viktig faktor är personkemin och vilka konsulter som faktiskt kommer att arbeta med ert konto. Ofta deltar byråns mest seniora partners i pitchmötet, medan det operativa arbetet utförs av juniora konsulter. Säkerställ vilka personer som blir er dagliga kontaktyta. Diskutera även hur byrån mäter framgång. Idag fokuserar moderna PR-byråer mer på kvalitativ räckvidd, trafik till webbplatsen och stärkt varumärkesförtroende snarare än föråldrade mått som annonsvärdesmotsvarighet.
PR är en process som kräver planering och uthållighet. Redaktionell PR tar tid eftersom journalister arbetar mot sina egna deadlines och redaktionella scheman. Ett typiskt PR-projekt har en uppstartsfas på 2–4 veckor för strategi, medielistor och vinklingar. Därefter följer bearbetning av media under 2–3 veckor. För större magasin och månadstidningar krävs ofta en framförhållning på 3–6 månader på grund av deras långa produktionscykler.
En av de vanligaste fallgroparna är att företag förväntar sig omedelbara resultat eller garanterad mediepublicering. Till skillnad från köpt annonsering har PR-byrån ingen direkt kontroll över om en journalist väljer att skriva om nyheten. En annan fallgrop är bristande tillgänglighet från företagets talespersoner när en journalist väl visar intresse. Om en intervjuförfrågan inte besvaras snabbt går chansen ofta förlorad. Slutligen bör ni undvika PR-vinklar som uppfattas som rena reklambudskap, då dessa snabbt avvisas av redaktioner.
En PR-byrå fokuserar främst på förtroendeskapande kommunikation och obetald medieexponering (förtjänad media) genom pressbearbetning, krishantering och tankeledarskap. En reklambyrå arbetar huvudsakligen med köpt utrymme och visuell kommunikation i digitala och traditionella annonskanaler.
En enskild pressbearbetning kan ge resultat i form av publiceringar inom 1 till 4 veckor från det att materialet skickas ut. För att bygga ett starkt och varumärkesstärkande förtroende krävs dock vanligtvis ett kontinuerligt arbete under minst 6 till 12 månader.
Nej, en seriös PR-byrå kan aldrig garantera mediepublicering eftersom det är redaktören eller journalisten som fattar det slutgiltiga beslutet. PR-byråns uppgift är att utforma budskapet så att det har ett högt nyhetsvärde och pitcha det till rätt personer vid rätt tillfälle.
Som kund behöver ni tillhandahålla information, rapporter och underlag som kan ligga till grund för nyhetsvinklar. Det är också avgörande att utsedda talespersoner är tillgängliga för medieträning och intervjuer med kort varsel när journalister visar intresse.